A telefonia em ramal virtual é uma solução que permite a comunicação entre diferentes dispositivos, como smartphones, computadores, telefones IP ou convencionais, usando a internet como meio de transmissão. Essa tecnologia pode melhorar a experiência de atendimento da sua empresa de várias formas, como:
- Reduzir os custos com ligações, pois as tarifas são mais baixas do que as das operadoras tradicionais e as chamadas entre ramais são gratuitas
- Aumentar a mobilidade e a flexibilidade, pois os ramais podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, bastando ter uma conexão de internet
- Oferecer mais funcionalidades e recursos, como menu de atendimento (URA), gravação de chamadas, monitoramento em tempo real, fila de atendimento, siga-me, relatórios, voice mail, atendente virtual, entre outros
- Melhorar a qualidade e a confiabilidade do serviço, pois o sistema é hospedado em nuvem e não depende de equipamentos físicos que podem apresentar falhas ou necessitar de manutenções
- Facilitar a integração com outros sistemas, como CRM, ERP, e-commerce, entre outros, permitindo uma gestão mais eficiente dos dados e dos processos relacionados aos clientes
O que é telefonia em ramal virtual?
A telefonia em ramal virtual é uma forma de telefonia que utiliza a tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol), que significa voz sobre protocolo de internet. Essa tecnologia permite que as chamadas telefônicas sejam realizadas por meio da internet, usando um protocolo que converte a voz em dados digitais e vice-versa.
Dessa forma, não é necessário ter uma linha telefônica fixa ou móvel para se comunicar, bastando ter um dispositivo conectado à internet, como um smartphone, um computador ou um telefone IP. Um telefone IP é um aparelho que se conecta diretamente à internet, sem precisar de um adaptador.
Um ramal virtual é um número de telefone que é atribuído a um dispositivo, podendo ser alterado ou transferido conforme a necessidade. Por exemplo, se um funcionário sai da empresa, seu ramal pode ser desativado ou passado para outro colaborador. Se ele muda de local de trabalho, basta levar seu dispositivo e se conectar à internet para continuar usando seu ramal.
Quais são as vantagens da telefonia em ramal virtual?
A telefonia em ramal virtual oferece diversas vantagens para as empresas e para os clientes, como:
- Economia: a telefonia em ramal virtual reduz os custos com ligações, pois as tarifas são mais baixas do que as das operadoras tradicionais e as chamadas entre ramais são gratuitas. Além disso, não há custos com instalação, manutenção ou atualização de equipamentos, pois o sistema é hospedado em nuvem e gerenciado pelo provedor do serviço.
- Mobilidade: a telefonia em ramal virtual aumenta a mobilidade e a flexibilidade, pois os ramais podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, bastando ter uma conexão de internet. Isso permite que os funcionários possam trabalhar de forma remota, em home office ou em viagens, sem perder a comunicação com a empresa e com os clientes. Também permite que os clientes possam entrar em contato com a empresa de forma mais fácil e rápida, sem depender de um número fixo ou de um horário específico.
- Funcionalidades: a telefonia em ramal virtual oferece mais funcionalidades e recursos, como menu de atendimento (URA), gravação de chamadas, monitoramento em tempo real, fila de atendimento, siga-me, relatórios, voice mail, atendente virtual, entre outros. Esses recursos permitem que a empresa possa personalizar e otimizar o atendimento aos clientes, oferecendo mais qualidade, agilidade e eficiência. Também permitem que a empresa possa acompanhar e avaliar o desempenho dos funcionários, identificar gargalos, oportunidades e melhorias.
- Qualidade: a telefonia em ramal virtual melhora a qualidade e a confiabilidade do serviço, pois o sistema é hospedado em nuvem e não depende de equipamentos físicos que podem apresentar falhas ou necessitar de manutenções. Além disso, o sistema conta com recursos de segurança, backup e redundância, que garantem a continuidade e a proteção das chamadas. A qualidade da voz também é superior, pois o sistema utiliza codecs de alta definição, que eliminam ruídos e interferências.
- Integração: a telefonia em ramal virtual facilita a integração com outros sistemas, como CRM, ERP, e-commerce, entre outros, permitindo uma gestão mais eficiente dos dados e dos processos relacionados aos clientes. Por exemplo, é possível integrar o sistema de telefonia com o sistema de CRM, para que as chamadas sejam registradas e associadas aos dados dos clientes, facilitando o histórico, o acompanhamento e a fidelização. Também é possível integrar o sistema de telefonia com o sistema de e-commerce, para que as chamadas sejam direcionadas para o setor ou o funcionário responsável pelo pedido, agilizando a resolução de dúvidas, problemas ou solicitações.
Como contratar um serviço de telefonia em ramal virtual?
Para contratar um serviço de telefonia em ramal virtual, é preciso escolher um provedor que ofereça essa solução com qualidade, segurança e suporte. Alguns fatores que devem ser considerados na hora de escolher um provedor são:
- Plano: o plano deve atender às necessidades e ao orçamento da empresa, oferecendo uma quantidade adequada de ramais, minutos, funcionalidades e recursos. É importante verificar se o plano é flexível e permite alterações conforme a demanda, se há cobrança de taxa de adesão ou de cancelamento, se há fidelidade ou não, se há suporte técnico incluso, entre outros aspectos.
- Infraestrutura: a infraestrutura deve garantir a qualidade, a confiabilidade e a segurança das chamadas, contando com recursos de nuvem, backup, redundância, criptografia, firewall, entre outros. É importante verificar se o provedor possui servidores confiáveis, se há garantia de disponibilidade e de tempo de resposta, se há monitoramento e atualização constante, entre outros aspectos.
- Atendimento: o atendimento deve ser ágil, eficiente e cordial, oferecendo suporte técnico, comercial e operacional aos clientes. É importante verificar se o provedor possui canais de comunicação variados e acessíveis, se há uma equipe qualificada e capacitada, se há um tempo de espera e de solução razoável, se há uma avaliação de satisfação, entre outros aspectos.
Uma opção de provedor que oferece telefonia em ramal virtual com qualidade, segurança e suporte é a Open New Telecom, que possui planos flexíveis e personalizados, infraestrutura de ponta e atendimento diferenciado. Você pode conhecer mais sobre a Open New Telecom e solicitar uma demonstração [aqui].
Conclusão
A telefonia em ramal virtual é uma solução que pode melhorar sua experiência de atendimento, oferecendo mais economia, mobilidade, funcionalidades, qualidade e integração. Para contratar um serviço de telefonia em ramal virtual, é preciso escolher um provedor que ofereça essa solução com qualidade, segurança e suporte, como a Open New Telecom.
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